Ako ušetriť 3 hodiny denne na papierovaní

Najviac času často nestrácate varením ani obsluhou, ale drobnými úlohami po zatvorení prevádzky. Hľadanie bločkov, prepisovanie súm a kontrola faktúr sa opakujú každý deň — a práve tam sa dá získať čas späť.

Kde v prevádzke mizne čas

Jeden bloček zaberie iba pár minút. Keď ich však počas dňa vznikne dvadsať, pribudnú faktúry v e-maile a na konci mesiaca treba všetko odovzdať účtovníkovi, z malej úlohy je pravidelná večerná smena.

Problémom nie je jeden veľký krok. Je ním množstvo malých odovzdaní: bloček z peňaženky na stôl, suma z papiera do Excelu a faktúra z e-mailu do kalendára. Každé odovzdanie vytvára priestor na zabudnutie alebo chybu.

1Zbierajte doklady na jednom mieste

Určte jedno miesto, kam prichádzajú všetky doklady. Bloček personál odfotí hneď po nákupe a faktúra sa prepošle na zberný e-mail. Majiteľ už nemusí hľadať papiere po prevádzke ani dohľadávať prílohy v správach.

2Údaje neprepisujte ručne

Dodávateľ, suma, dátum, DPH aj jednotlivé položky sa dajú z dokladu prečítať automaticky. Namiesto prepisovania tak iba skontrolujete, či údaje sedia.

Rozdiel je podstatný: prepisovanie vyžaduje sústredenie pri každom poli, kontrola sa zameria iba na výnimky. Pri desiatkach dokladov mesačne ide o hodiny práce a menej preklepov v sumách.

3Kontrolujte krátko, ale pravidelne

Nenechávajte si všetko na koniec mesiaca. Päť minút denne stačí na schválenie nových dokladov a kontrolu neuhradených faktúr. Vďaka tomu nevznikne veľká kopa práce a účtovník dostane kompletné podklady načas.

• Nové bločky sú odfotené
• Faktúry majú dátum splatnosti
• Náklady sú správne zaradené
• Chýbajúce doklady sa riešia hneď

Výsledok: menej administratívy, lepší prehľad

Keď každý doklad prejde rovnakým jednoduchým procesom, čísla v prevádzke sú aktuálne bez ďalšieho Excelu. Vidíte náklady, blížiace sa splatnosti aj ziskovosť a na konci mesiaca už iba odošlete pripravený export.